知るだけでExcelの作業が速くなる方法

2021年9月12日

どうも、こんにちは、こんばんは、十楽toraku』です。

「見やすい表などを作りたい」

Excelを使っている人は誰しも1度は思うのではないでしょうか?

どうしたら少しでも早く表が仕上がるのでしょうか?

肝となるのは、「データ入力」です。

同じようなデータを入力するのに毎回手作業を繰り返していては、時間がいくらあっても足りません。

実はExcelには、驚くような時短ワザがいくつも用意されています。

Excelを使いこなしている人は、自分のよく使う機能を熟知している人です。

ということで、この記事では、データや表を使いまわすための、知っているだけで毎回の業務が変わる仕事ワザ、「知るだけでExcelの作業が速くなる方法」をご紹介していきます。

  • セルを一瞬で移動する方法
  • 行や列の挿入・削除はキーボードから行う
  • データの入力をもっと快適にする
  • セルのコピーで知っておきたいこと
  • セルの値や書式、数式だけ貼り付ける

セルを一瞬で移動する方法

・セルの移動はキーボードから行うのが断然高速

Excel の作業効率を上げるうえで、データの入力とともに重要なのがセルの移動です。特に大きな表を扱っているときには、マウスで移動していてはあまりに効率が悪すぎです。

そんなときにこそショートカットキーの出番です。

1.「Ctrl」+「↑」「↓」「→」「←」

「Ctrl」+「↑」「↓」「→」「←」を押すと、「隣りが空白」のセルまで一気にジャンプします。

これによって、表のデータが入力されている境界まで一瞬で移動することができます。空白のセルにいるとき押すと、次のデータが入力されているセルまで一瞬で移動します。

2.「Ctrl」+「Home」/「Ctrl」+「End」

シート内の先頭のセルに移動したいときは「Ctrl」+「Home」を押します。

左上に一気に戻れるため、表を扱う際には何かと便利です。

データがある範囲の最後尾のセルに移動したいときは「Ctrl」+「End」を押します。

こちらは「Shift」と組み合わせてセルを選択したい時に便利です。

最初にAIセルに移動しておいて、「Ctrl」+「Shift」+「End」とすれば、データのあるセルだけをまとめて選択することができます。

3.「PageDown」/「PageUp」

シート内を高速に移動するには、「PageDown」や「PageUp」も有効です。

押すと1ページ分スクロールするたので、何度か押すだけで何ページ分もあるシートでもあっという間にチェックできます。

行や列の挿入・削除はキーボードから行う

・表の作成が激速になるショートカットキー

Excelを使うなら絶対に覚えてほしいのが、行や列の挿入・削除するショートカットキーです。

表を作成するとき、行や列の挿入・削除する機会は山ほどあります。いちいち右クリックしていては大変です。

そこで、行や列を瞬速で挿入・削除するショートカットキーは、Excelの作業時間を短縮する大きな武器になります。

1.行や列の挿入

行や列を挿入したいときは、「Ctrl」+「+」を押します。

挿入のダイアログが表示されますので、「行全体」または「列全体」を選択すれば選択したセルの位置に挿入できます。

また、先に行や列を選択してから「Ctrl」+「+」を押すと、ダイアログを表示せずに挿入できます。

その際に、行の選択には「Shift」+「Space」、列の選択には「Ctrl」+「Space」を使うと便利です。

ただし、注意なのですが、MS-IME で日本語入力がオンになっていると、セルの上で「Shift」+「Space」を押したときに半角スペースが入力されてしまうので注意してください。

2.行や列の削除

行や列を削除したいときは、「Ctrl」+「-」を押します。

こちらも行や列を選択してから実行すれば、ダイアログを表示せずに行や列を削除できます。

データの入力をもっと快適にする

・データの入力/編集を速くする4つの必修ワザ

Excelの時短の成否を分けるのが、データ入力作業の効率化です。

ここではデータの入力と編集を楽にする4つのワザをご紹介します。

1.「Tad」で右に移動

データを入力して「Enter」を押すと、真下のセルに移動します。

しかし住所録のようなデータを入力しているときは右のセルに移動したくなります。

そんなときは「Enter」の代わりに「Tab」を押すと、右のセルに移動できます。

2.セルを連続して入力できるようにする

「1.」のワザでどんどん右方向へ入力していくことができますが、1件のデータを入力し終わるたび、行の先頭のセルに戻らなくてはなりません。

そこで、データを入力する前に、入力範囲を選択しておきます。

そうすることで、右端まで入力して「Tab」を押すと、折り返して左端のセルにカーソルが自動で移動します。これで、「Tab」を押し続けるだけで順々に入力していくことができます。

3.「Alt」+「↓」で同じデータを入力

同じデータを入力する場合は「Alt」+「↓」を押すと、入力済みのデータのリストが表示されるので、そこから入力できます。

この方法は、入力するデータの種類が少ない場合にとても便利です。

4.「F2」でセルの編集

入力済みのセルを編集するには「F2」を押します。ただ、その他のセルを参照している場合は、「F2」を押すと参照元が表示されます。

マウスをダブルクリックする必要がなくなり、データの入力が捗ります。

セルのコピーで知っておきたいこと

・セルのコピーが速くなる3つの便利ワザ

Excel で表を作成している際に、セルのデータを別の場所にコピーすることが何度もあります。

そのせいもあって、Excel には「Ctrl」+「C」→「Ctrl」+「V」以外の方法がたくさん用意されています(むしろ、「Ctrl」+「V」はあまり使わないと言ってよいほどです)。

ここでは、セルのコピーが速くなる3つのワザをご紹介します。

1.「Enter」で貼り付ける

セルをコピーしたあと、「Enter」を押すだけで貼り付けることができます。

「Ctrl」+「V」では2本の指が必要ですが、「Enter」なら1本なので、圧倒的に楽で高速です。

2.「Ctrl」+「D」で上のセル、「Ctrl」+「R」で左のセルをコピー

「Ctrl」+「D」ですぐ上のセルをコピーできます。「Ctrl」+「R」だとすぐ左のセルをコピーできます。「Ctrl」+「C」を押す必要すらありません。

3.複数のセルにまとめてコピーする

セルをコピーしたあとに、貼り付ける先のセルをすべて選択して「Enter」を押せば、同じ内容がまとめて貼り付けられます。

なお、コピーではなく、新しいデータを複数のセルにまとめて入力することもできます。

複数のセルを選択してからデータを入力し、「Ctrl」+「Enter」で確定すれば、OKです。

セルの値や書式、数式だけ貼り付ける

・「形式を選択して貼り付け」を制する

Excel でセルをコピー&ペーストするときは、セルの中の何をコピペするかを考える必要があります。

セルのデータには、数値、文字列、日付、数式などの種類があります。

他にも、フォントサイズや背景色、罫線など、さまざまな情報を持っています。

単純に「Ctrl」+「C」→「Ctrl」+「V」を実行するとすべての情報がコピペされますが、値だけを貼り付けたい、背景色などの書式だけを貼り付けたいということもあると思います。

このようなときには、「形式を選択して貼り付け」を使います。

簡単に言えば、貼り付ける内容を取捨選択できる機能です。

やり方は、「Ctrl」+「C」でコピーして、貼り付けるときに「Ctrl」+「Alt」+「V」を押します。普段の貼り付けコマンドに「Alt」を追加するだけです。

「形式を選択して貼り付け」というダイアログが表示されるので、貼り付けオプションを選びます。

数式だけ、値(直接入力したものや、数式や関数で得られた値)だけ、書式だけといった具合に、貼り付ける内容を選ぶことができます。

貼り付けた書式などを、さらに別の場所に貼り付けたいときは「F4」を押します。

「F4」は直前に行った操作を繰り返すショートカットキーです。ちなみに「F4」はセルの参照に「$」を付けるためにも使用されます。「A1」などと相対参照になっているときに「F4」を押すと、「$A$1」→「A$1」→「$A1」と切り替わります。

別のセルを選択して「F4」を押せば、先ほどコピーした書式を何度でも貼り付けられます。

なお、「F4」は行や列の挿入・削除を繰り返したいときにも便利に使うことができます。

まとめ

いかがだったでしょうか?

Excel を使っている方はまず「データ入力」を極め、本来の性能を出すことが重要であるというお話でした。

ぜひ、これらの機能も使ってみてはいかがでしょうか?。